¿Cómo administrar una propiedad horizontal?

Los propietarios de viviendas horizontales necesitan tener la presencia de un administrador, este se encargará de la representación de la persona jurídica y el control de las diferentes necesidades que se crean en ellas, apegándose a las diferentes funciones que se le han otorgado legalmente hablando.

Ahora bien, la normativa no exige un determinado perfil para asumir la administración, son demasiados los propietarios, especialmente esos que tienen un poco más de tiempo libre, lo que hacen su postulación para dicho cargo sin conocer cuáles son las funciones y las responsabilidades que debe cumplir y asumir.

El administrador de la propiedad horizontal representa la figura jurídica, a quien, mediante una decisión previa de la asamblea general, se le otorga la administración de un determinado edificio o conjunto residencial. Esto se hace con el fin de realizar los actos y contratos necesarios para el correcto funcionamiento de la propiedad en cuestión, manteniéndose dentro de las normas legales establecida y en representación de las mismas.

Elección y regimiento del administrador de una propiedad horizontal.

Existe una ley que se encarga de la regulación en materia de elección del administrador de una propiedad horizontal. En este caso, el artículo 38 de la ley 675 del año 2001 refleja que la elección del administrador se hace en una asamblea de vecinos o propietarios, este es considerado el órgano que rige a la dirección jurídica, nombra el administrador del conjunto o propiedad horizontal y se encarga de fijar el periodo en el que estar en el cargo y cuál será su remuneración. Para esto, solo hace falta el voto de la mayoría simple, es decir, un número que represente ser, al menos, la mitad absoluta del número total de propietarios.

Según el artículo 51 de la ley previamente mencionada, el administrador puede ser una persona jurídica o natural, siempre y cuando se mantenga lo establecido y la elección se de la forma antes mencionada. De acuerdo a lo antes mencionado, debemos entender que el administrador puede ser una persona natural, pero también jurídica, en cualquier caso sus funciones no se verán afectadas. En este caso, debe ser el representante legal de la persona jurídica electa quien se hará cargo de la administración de la copropiedad.

Ahora bien, en el artículo 50 de la misma ley, se asienta que para realizar el contrato del administrador, el presidente electo del consejo de administración o el representante de la asamblea general quien asuma de forma temporal el papel del representante legal y suscriba al mismo.

La ley 675 no obliga al administrador electo a cumplir determinadas características especiales, en ese caso, solo deberá demostrar la capacidad que tiene para ejercer el cargo, esto se ve reflejado en el artículo 50, específicamente en el párrafo 2, de la normativa mencionada.

En la ley se explica que el administrador de una determinada propiedad horizontal debe responder por todos los perjuicios que se le otorgan a la copropiedad como persona jurídica, sin importar si se trata de dolo, culpa moderada o grave. La normativa refleja que también se debe considerar la culpa por muy leve que sea del administrador cuando se trate de la extralimitación de sus competencias o incumplimientos.

Puede ser que el administrador no se encuentre presente por algún motivo ajeno a su voluntad. En este caso el administrador provisional, será el encargado de ejercer la representación de la administración mientras la asamblea general hace la elección de un nuevo administrados. Es importante recordar que también cuando se haya enajenado al menos un 51% de los coeficientes de copropiedad, el dueño inicial dejara de ser administrador suplente.

Las cuotas referentes a la administración son exigibles en una determinada fecha previamente acordada en la asamblea general como la fecha tope para dar la oportunidad d pago, esta debe ser fijada de manera clara y expresa. En esta fecha es cuando el administrador se encuentra totalmente facultado por el mandato legal otorgado para exigir el pago.

Funciones de un administrador de propiedad horizontal

Ahora bien, hablemos específicamente de las funciones de un administrador de una propiedad horizontal:

1. La principal responsabilidad es convocar a la asamblea, realizando reuniones ordinarias o extraordinarias y en estas someter su aprobación y balance general de las diferentes cuentas del año anterior. De igual forma, debe mostrar el presupuesto detallado de los diferentes gastos e ingresos que corresponderán al año en curso
2. Es una obligación del administrador llevar a los libros de actas de las asambleas realizadas y el debido registro de propietarios y arrendatarios, además de atender la correspondencia del edificio o conjunto.
3. Deberá comunicar a los propietarios y arrendatarios el contenido de las diferentes actas resultantes de la asamblea general y del consejo de administración, en caso de haber uno.
4. Entre las funciones fundamentales de un administrador, está el preparar y someter a consideración ante el consejo de administración las cuentas de año a año, el informe destinado a la asamblea general anual de propietarios, el presupuesto destinado para cada vigencia, el balance general del ejercicio presupuestal del año en cierre.
5. Debe tener la responsabilidad de llevar la contabilidad del edificio o del conjunto en cuestión
6. La ley 675 establece que el administrador debe hacerse cargo de la administración con mucha diligencia y cuidando todos y cada uno de los bienes que conforman el conjunto
7. Otra de sus responsabilidades es cuidar y vigilar los bienes que conforman las zonas comunes y ejecutar los diferentes actos administrativos, conservación y disposición de los mismos en conformidad de las facultades y restricciones previamente fijadas en el reglamento vigente.
8. El administrador es el encargado de cobrar y hacer el recaudo de forma directa o con el uso de apoderados las cuotas mensuales y extraordinarias, las multas y cualquier otra obligación a cargo de los propietarios o arrendatarios del conjunto, iniciando de forma oportuna el cobro judicial de las cuotas, sin necesidad de tener una autorización previa.
9. Debe elevar la escritura pública y también registrar las diferentes reformas al reglamento o normativa de propiedad horizontal vigente en el conjunto, todo esto previamente aprobado por la junta de propietarios. También deberá inscribir ante la entidad correspondiente todos los actos relacionados con la representación legar y existencia de la persona jurídica.